Profit Plus Administrativo

Profit Plus Administrativo permite automatizar las operaciones empresariales de forma integral y flexible en las áreas de: Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Banco. Permitiendo dar una visión global de negocios, lo cual significa disponibilidad de información para la toma de decisiones en el momento oportuno, aumentando la competitividad de su empresa.

Características generales

Multi-empresa: Profit Plus Administrativo permite la creación y manejo de tantas empresas como desee. Cada empresa puede ser configurada en función de sus características y su creación puede ser efectuada partiendo desde cero o a partir de otra empresa que ya exista.

Para crear una nueva empresa use la opción empresas del módulo mantenimiento. Para configurar la empresa actual  use la opción  parámetros de la empresa del módulo mantenimiento.

Para  seleccionar  una  empresa,  use la   opción  seleccionar  empresa del  menú archivo.

Para importar los datos de una empresa a la empresa actual, use la opción importar empresas del módulo mantenimiento.

Multi-sucursal: Profit Plus Administrativo facilita el manejo de las diversas sucursales de su empresa. Si las sucursales están en línea (mediante enlaces de comunicación) debe definir el número correlativo para los documentos a usar en cada sucursal y asociar, a cada almacén y usuario, la sucursal a la que pertenece. Si las sucursales no están enlazadas, debe crear una empresa por sucursal y hacer uso de la opción transferir datos del módulo mantenimiento, para consolidar la información de las sucursales en la sede central de la empresa.

Multi- moneda: Profit Plus Administrativo permite el manejo de múltiples monedas. Para habilitar el manejo de múltiples monedas use la opción parámetros de la empresa en el módulo  mantenimiento. Una  vez  definida su   moneda base y  habilitado el  manejo de múltiples monedas podrá:

Manejar los costos y precios de los artículos en otra moneda diferente a la moneda base.

Manejar cajas y cuentas bancarias denominadas en otras monedas.

Emitir  facturas, compras, devoluciones, cotizaciones,  estados  de  cuenta,  etc. en monedas diferentes a la moneda base.

Multi- almacén: Profit Plus Administrativo permite el manejo de múltiples almacenes en cada empresa, llevando en línea el  stock global y el stock por almacén. Todos los procesos que involucran entradas o salidas de inventario (facturas, devoluciones, ajustes, etc.) manejan el almacén a nivel de los renglones, lo cual permite involucrar múltiples almacenes en un proceso dado.

Múltiples criterios de costeo: Profit Plus Administrativo le permite costear sus inventarios mediante los siguientes criterios:

• Último costo.
• Costo promedio ponderado.
• UEPS (último en entrar, primero en salir).
• PEPS (primero en entrar, primero en salir).

Lotes y  vencimientos: Profit Plus Administrativo ofrece la posibilidad de definir cuáles artículos manejan lotes, así como asignar  número de lotes y fecha de vencimiento para los mismos.

Para configurar el manejo de número de lotes y fecha de vencimiento, se deben activar los parámetros Nro. de lote y vencimiento en la carpeta “Inventario ” de la opción Parámetros de la Empresa.

Múltiples unidades: En Profit Plus cada artículo puede manejar desde una (1) sola unidad hasta tres (3) unidades:

• Una sola unidad: unidad primaria
•  Dos unidades relacionadas: unidad primaria y unidad secundaria relacionadas entre sí por un factor o equivalencia.
• Tres unidades (3): unidad primaria, unidad alterna 1 y unidad alterna 2 con cada una de las unidades alternas relacionadas mediante una equivalencia con la unidad primaria.

Flexible y altamente parametrizable: Gracias a su alta flexibilidad Profit Plus Administrativo se adapta perfectamente al funcionamiento de empresas de diversos tamaños en sectores tan diferentes como comercio de mayoristas y detales; fábricas y empresas de servicio s. Su gran flexibilidad lo convierte en una poderosa herramienta para la gestión de su empresa.

La adaptación del sistema a los procesos de su negocio se hace en tres (3) niveles:

• Un primer nivel: mediante la configuración de los parámetros de la empresa.
• Un segundo nivel: mediante la configuración de los procesos principales del sistema para cada usuario o grupo de usuarios.
• Un tercer nivel: mediante la personalización de las etiquetas del sistema, tales como nombres del  menú, tablas, procesos, reportes  y etiquetas  de todos los campos del sistema.

Escalable: Profit Plus Administrativo está disponible en cinco (5) ediciones:

•  Desktop: es ideal para aquellas empresas que necesitan todo el poder y funcionalidad de Profit Plus, pero no necesitan ejecutar Profit Plus en red. Usa como repositorio de datos FoxPro de Microsoft.
• Small Business: es ideal para aquellas empresas que necesitan todo el poder y funcionalidad de  Profit Plus, pero van a  tener máximo tres (3) usuarios o sesiones ejecutando el sistema a la vez. Usa como repositorio de datos FoxPro de Microsoft.
• Profesional: es ideal para aquellas empresas que necesiten todo el poder y funcionalidad de Profit Plus, sin límites en el número de usuarios o sesiones que van a ejecutar el sistema a la vez. Usa como repositorio de datos FoxPro de Microsoft.
• Corporativa Small Business: es ideal para aquellas empresas que efectúan un número de transacciones alto y que necesitan todo el poder y funcionalidad del sistema, pero van a tener máximo cinco (5) usuarios o sesiones ejecutando el sistema a la vez. Usa como repositorio de datos el manejador SQL Server de Microsoft.
• Corporativa: es  ideal  para  aquellas  empresas  que  efectúan  un número de transacciones alto y que necesitan todo el poder y funcionalidad del sistema, sin límites en el número de usuarios o sesiones que van a ejecutar el sistema a la vez. Usa como repositorio de datos el manejador SQL Server de Microsoft.

Totalmente  integrado:  Profit  Plus  Administrativo  está  compuesto  por  los  siguientes módulos:

• Inventario.
• Compras y Cuentas por Pagar.
• Ventas y Cuentas por Cobrar.
• Caja y Bancos.

Todos estos módulos están integrados, lo que permite disponer en forma ágil y precisa de la información a través de los diversos departamentos o áreas en su negocio, sin necesidad de re procesar los datos.

Adicionalmente todos los productos que conforman la suite para la gestión empresarial Profit Plus se integran entre sí en forma sencilla, permitiendo un manejo global de la información en su empresa:

•  Profit Plus Administrativo.
• Profit Plus Contabilidad.
• Profit Plus Nómina.
• Profit Plus RMA Profit Plus Móvil.
• Profit Plus e-Profit.
• Avisos y Tareas.
• Profit Plus Producción.
• Inteligencia de Negocios.  

Seguro y auditable: Profit Plus Administrativo permite crear mapas de usuarios en los que se define en forma rápida y sencilla las opciones: tablas, procesos y reportes, que van a poder usar los usuarios asociados a cada mapa.  Además  del control de acceso que los mapas proporcionan, Profit Plus permite controlar el uso por usuario en aquellas opciones autorizadas. Es así como usando la opción configurar procesos se define la forma en que el usuario va, por ejemplo, a facturar.

De igual forma Profit Plus le permite seguir las “pistas” de las operaciones realizadas por los usuarios, para las tablas y procesos del sistema, pues guarda siempre el registro de:

• Usuario que realizó la operación.
•  Fecha y hora en la que se realizó la operación.
• Sucursal.
• Operación: I  =  ingresar registro, M  =  modificar registro, E  =  eliminar registro y donde aplique A = anular.
• Nombre del equipo donde se realizó la operación.

    Adicionalmente con el producto Avisos y Tarea podrán disponer de mensajes  inmediatos sobre los principales eventos suscitados en el sistema.

    Generador de formatos y reportes: Profit Plus Administrativo trae incorporados más de trescientos sesenta (360) formatos y reportes, los cuales pueden ser modificados haciendo uso del generador de reportes de Visual FoxPro. Además nuevos reportes y formatos pueden ser agregados al menú del sistema haciendo uso de dicho generador de reportes.

   Diseño cliente/servidor: La edición corporativa de Profit Plus Administrativo posee un avanzado diseño Cliente/Servidor que le permite manejar grandes volúmenes de información en forma eficiente y confiable. Profit Plus, en cualquiera de sus tres ediciones, es compatiblecon los sistemas operativos de red más importantes: Windows NT Server, Windows 2000, etc.

   Interfaz gráfica: Profit Plus Administrativo fue desarrollado usando el lenguaje de programación Visual Fo xPro de Microsoft, respetando al máximo la filosofía de diseño y las normas de operación de las aplicaciones Windows. Su interfaz gráfica, cómoda, intuitiva y totalmente integrada con los sistemas operativos Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 y Windows  Vista, permite aprovechar todas las características avanzadas que estos proporcionan.

Look & Feel

A través de su barra de navegación, al interfaz  gráfica de Profit Plus le permite ejecutar distintas  tareas  permaneciendo  en  el  ambiente  Profit,  lo  que  permite  centralizar  las operaciones y obtener de forma oportuna y rápida el acceso a las herramientas de trabajo más comunes ,. Adicionalmente, permite acceder de forma más rápida, las distintas opciones del menú Profit, disminuyendo el tiempo de navegación en el sistema.

Esta interfaz es configurable de acuerdo a las necesidades de la empresa, a través de la opción Activar/Desactivar Escritorio, permitiendo  por medio de tres (3) opciones desactivar la interfaz de Look & Feel, la conexión a Internet y la imagen de fondo.

Las opciones disponibles con esta funcionalidad son las siguientes:

Inicio:  permite  tener  un  listado  de  accesos  directos  a  las   operaciones  usadas  más comúnmente en el sistema , en un periodo de tiempo menor a un (1) mes , a fin de facilitar y agilizar el acceso a las mismas. Si se establecen restricciones a determinadas opciones del sistema, a través de Mapas de Acceso, no será posible acceder a ellas desde la carpeta Inicio.

Usando el botón derecho del Mouse, es posible establecer que un acceso directo se mantenga fijo en esta opción.

Resumen de  Operaciones: para tener acceso a esta funcionalidad, es necesario  hacer la configuración respectiva a nivel de mapas de acceso,  ya que por defecto está deshabilitada y no se permite el acceso; una vez activada la funcionalidad, es posible obtener un resumen, a nivel gerencial, del  monto  de operaciones realizadas en un período de tiempo específico, para los principales procesos del sistema.

Resumen de Ventas: se muestran de forma detallada las cotizaciones a clientes, pedidos, facturas de venta y devoluciones de clientes, que se han realizado en los últimos 7 días, últimas 5 semanas, últimos 12 meses y últimos 10 años, con el total respectivo a cada caso.

Resumen  de  Compras:  se  muestran  de  forma  detallada  las  cotizaciones  de proveedores, órdenes de compra, facturas de compra y devoluciones a proveedores, que se han realizado en los últimos 7 días, últimas 5 semanas, últimos 12 meses y últimos 10 años, con el total respectivo a cada caso.

Resumen  de  Tesorería: se muestran de forma detallada los cobros, depósitos, pagos y órdenes de pago, que se han realizado en los últimos 7 días, últimas 5 semanas, últimos 12 meses y últimos 10 años, con el total respectivo a cada caso.

Es posible totalizar los documentos que se han creado en monedas distintas a la base, usando la opción, de esta manera sólo se totalizarán los documentos en la moneda seleccionada. Para totalizar todos los documentos en la moneda base, selección la opción “Todas las Monedas”  (esta opción no aplica para el proceso de tesorería).

Ayuda de Navegación: permite visualizar de forma gráfica los principales procesos de Profit Plus, a fin de obtener un acceso más específico y esquematizado a cada uno de ellos, según el flujo de negocio escogido.

El proceso que se realiza para dar entrada o salida a los artículos del inventario, varía de acuerdo al esquema de negocio usado, la ayuda de navegación del Módulo Inventario, provee una rápida asistencia para la utilización de las tablas, procesos y reportes involucrados en el mismo, tal como se muestra en la siguiente figura:

Mundo Profit: a través de esta opción es posible tener acceso a las noticias de interés, eventos especiales y avances tecnológicos que Softech Consultores ofrece  a sus clientes de manera constante. Se muestra por defecto la página oficial de Profit Plus.

Mis Documentos:   a  través  de  esta  carpeta  es  posible  la  consulta  del  directorio  Mis Documentos, a fin de tener acceso a los archivos pertenecientes al usuario Windows que se encuentre con la sesión activa al momento de la consulta.

Mis Favoritos: esta carpeta permite visualizar los enlaces Web más usados por el usuario Windows que se encuentre con la sesión activa al momento de la consulta; además,  es posible navegar en Internet a través de estos enlaces, permaneciendo en el ambiente Profit. Para usar esta funcionalidad, es necesario tener una conexión a Internet configurada.

Otra propiedad importante del look & Feel del sistema es la posibilidad que tiene el usua rio en las principales ventanas del sistema para:

• Establecer el tamaño de la ventana al deseado. Este tamaño es mantenido por el sistema en el próximo acceso a esa pantalla.
• Posibilidad de maximizar la pantalla y con esto sacar el mayor provecho al área de trabajo que ofrece su configuración de monitor.

Menú Principal

      La barra del menú principal del sistema está compuesta por nueve (9) sub menús:

      Archivo: Este sub menú maneja las funciones de la barra de herramientas y las opciones: seleccionar empres a, seleccionar usuario, imprimir reportes  y configurar impresión. Para activar este sub menú desde el teclado presione las teclas Alt + A.

     Edición: Este sub menú maneja las funciones que típicamente se usan para manipulación de texto: cortar, copiar, pegar, etc. Para activar este submenú desde el teclado presione las teclas Alt + E.

      Módulos: Este sub menú permite seleccionar los diversos módulos del sistema.: inventario; ventas y cuentas por cobrar; compras y cuentas por pagar; cajas y bancos; y mantenimiento. Una vez seleccionado el módulo puede seleccionar los sub menús: procesos, tablas y reportes correspondientes  a cada  módulo. El  módulo activo se  indica en  la  línea superior de  la ventana. Para activar este sub menú desde el teclado presione las teclas Alt + M.

     Procesos: Este sub menú permite seleccionar los procesos del módulo actual. Para activar este sub menú desde el teclado presione las teclas Alt + P.

      Tablas: Este  sub menú permite seleccionar  las  tablas del módulo actual. Para activar este submenú desde el teclado presione las teclas Alt + T.

    Reportes: Este sub menú permite seleccionar los reportes del módulo actual. Para activar este submenú desde el teclado presione las teclas Alt + R.

      Desplazamiento: Este  submenú maneja las funciones que permiten desplazarse entre los datos de la ventana activa, cuando esta es una tabla o proceso. Estas funciones pueden ser activadas también desde la barra de herramientas. Para activar este sub menú desde el teclado presiónelas teclas Alt + D.

      Ventana: Este submenú muestra en todo momento las ventanas que han sido abiertas y permite poner como activa la ventana asociada a la opción seleccionada. Cuando una ventana es definida como la ventana activa el sistema la muestra en primer término en la pantalla.

      

       Para activar este sub menú desde el teclado presione las teclas Alt + V.

      Ayuda: Este submenú le permite:

1.             Activar las ayudas electrónicas de Profit Plus y Windows.
2.       Hacer link con la página web MiProfit.com y soporte On Line.
3.       Enviar un correo electrónico.
4.       Activar la consola de comunicación.
5.       Leer mensajes del sistema.
6.       Activar la calculadora y el calendario del sistema.

     Recuerde que otra manera de activar el manual electrónico de Profit Plus es presionando la tecla F1 desde cualquier opción del sistema. Para activar este  submenú desde el teclado presione las teclas Alt + U.

     Antes de seleccionar una tabla, proceso o reporte de  la barra del   menú principal, debe seleccionar primero el módulo con el que desea trabajar. Cuando desee cambiar de módulo, simplemente selecciónelo s in necesidad de cerrar las ventanas que tenga abiertas.

Barra de herramientas

     Cada vez que seleccione una tabla o proceso se desplegará en la parte superior de la pantalla, un grupo de iconos que componen la barra de herramientas del sistema. Esta barra permite ejecutar funciones de forma rápida, las cuales podrán ser encontradas también en los menús. Las funciones que no apliquen para una tabla o proceso, aparecerán desactivadas. Si desea cambiar la posición de la barra de herramientas, haga clic sobre la misma –sin precisar en ningún icono– mantenga oprimido y arrástrela hasta la posición deseada.

     Primero: Esta función muestra el primer registro de la ventana activa  según como estén ordenados los  datos, sea  por  código  o descripción. Para  ejecutar esta  función  desde  el teclado, presione las teclas Ctrl  + Inicio.

     Anterior: Esta función muestra el registro anterior de la ventana activa según como estén ordenados los  datos,  sea  por  código  o  descripción. Para  ejecutar esta  función  desde  el teclado, presione las teclas Ctrl + RePág.

     Siguiente: Esta función muestra el siguiente registro de la ventana activa según como estén ordenados los  datos, sea  por  código  o descripción. Para  ejecutar esta  función desde  el teclado, presione las teclas Ctrl + AvPág.

     Último: Esta función muestra el último registro de la ventana activa  según como estén ordenados los  datos,  sea  por  código  o  descripción. Para  ejecutar esta  función desde  el teclado, presione las teclas Ctrl + Fin.

    Buscar: Esta función busca el registro deseado en la ventana activa. Si la ventana activa es un proceso,  debe indicar el   número  del registro y  hacer clic  en el botón  “aceptar”. Si desconoce el número del registro, presione la tecla F2 para activar la búsqueda asistida. Si la ventana activa es una tabla, debe indicar el código o la descripción del registro y hacer clic en el botón “aceptar”. Si desconoce el código o la descripción del registro, presione la tecla F2 para activar la búsqueda asistida. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + B.

     Nuevo: Esta función prepara la ventana activa  sea una  tabla o proceso, para agregar un registro. Así por ejemplo, si la ventana activa es el proceso facturas, debe ejecutar esta función cada vez que desee incluir una nueva factura. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + N.

      Eliminar: Esta función elimina el registro que está en pantalla. Así por ejemplo si la ventana activa es la tabla clientes, al ejecutar esta función eliminará el cliente que  está en pantalla. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + E.

     Guardar: Esta función graba los cambios que se han efectuado sobre el registro que está en pantalla. Se debe usar al modificar un registro o al incluir uno nuevo para que los cambios queden registrados. Si se está incluyendo un nuevo registro y se presiona la tecla Enter, en el último campo se dispara automáticamente esta función. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + G.

    Restaurar: Esta función elimina los cambios que se han efectuado sobre el registro que está en pantalla, si todavía no se han grabado los mismos. Es decir, restaura el registro al mismo estado en que se encontraba antes de comenzar a modificarlo. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + R.

      Imprimir: Esta función permite imprimir los registros de la ventana activa. Si por ejemplo la ventana activa es la tabla clientes, esta función permite imprimir rápidamente cualquiera de los reportes de clientes del sistema. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + I.

     Cerrar: Esta función cierra la tabla o proceso activa. Si se han efectuado cambios sobre el registro que está en pantalla, el sistema pregunta si desea grabarlos antes de proceder a cerrar la ventana. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + F4.

    Cambiar orden: Esta función ordena los registros de la ventana activa, o por código o por descripción. Dicha función está disponible en las ediciones Small Business y Profesional. Aplica sólo sobre tablas. Por defecto, al abrir una tabla, el código es el criterio bajo el cual aparecen ordenados los registros. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + O.

      Próximo código: Esta función genera automáticamente el próximo código en la tabla activa, siempre  y  cuando  se  esté  incluyendo un  registro  (para  lo  cual  debe  haber  hecho  clic previamente en el icono “nuevo” de la barra de herramientas). Esta función sólo aplica sobre tablas. Para ejecutar esta función desde el teclado presione las teclas Ctrl + M.

      Exportar registros: Esta función permite exportar a otra empresa un grupo o rango de registros desde la tabla activa. Aplica sólo sobre tabla s y para poder ser ejecutada se deben cerrar previamente todas las ventanas de tablas o procesos. Una vez activada esta función, debe indicar la ruta dónde se encuentra la empresa destino y el rango de registros a exportar, como por ejemplo: artículos. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + T.

     Agregar renglón: Esta función prepara la ventana activa para agregar un nuevo renglón siempre y cuando dicha ventana sea un proceso que maneja renglones (por ejemplo: facturas, devoluciones, ajustes de inventa rio).  Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Ins.

     Eliminar renglón: Esta función prepara la ventana activa para eliminar un renglón siempre y cuando  dicha  ventana  sea  un  proceso  que  maneja  renglones  (por  ejemplo:  facturas , devoluciones, ajustes de inventario). Antes de activar esta función debe hacer clic en el renglón a eliminar. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Del.

     Proceso especial 1: Esta función ejecuta el proceso adicional # 1 definido en la  opción actual. La función está disponible tanto para las tablas como para los procesos. Para aprender a definir procesos especiales, lea el tópico: “Ampliación de la funcionalidad de Profit Plus”. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Alt + F7 o las teclas Ctrl + H.

     Proceso especial 2: Esta función ejecuta el proceso adicional # 2 definido en la  opción actual. La función está disponible tanto para las tablas como para los procesos. Para aprender a definir procesos especiales, lea el tópico: “Ampliación de la funcionalidad de Profit Plus”. Para ejecutar esta función desde el teclado presione las teclas Alt + F8.

     Proceso especial 3: Esta función ejecuta el proceso adicional # 3 definido en la  opción actual. La función está disponible tanto para las tablas como para los procesos. Para aprender a definir procesos especiales, lea el tópico: “Ampliación de la funcionalidad de Profit Plus”. Para ejecutar esta función desde el teclado presione las teclas Alt + F9.

     Información contable: Esta función abre una ventana en la que usted puede definir las cuentas del plan de cuentas que se desean usar en el momento de efectuar la integración o posteo de los datos con el sistema de Contabilidad. Esta función sólo aparece en la barra de herramientas cuando usted posee  instalado el sistema de Contabilidad y tiene definido el parámetro de la empresa correspondiente. La función está disponible tanto para las tablas como para  los procesos, y las cuentas contables que usted indique aplican sólo para el registro que está en pantalla. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + F.

     Información contable  (Renglón): Esta función abre una ventana en la que usted puede definir las cuentas del plan de  cuentas que se desean usar en el momento de efectuar la integración o posteo de los datos con el sistema de Contabilidad. Esta función sólo aparece en la barra de herramientas cuando usted posee instalado el sistema de Contabilidad y tiene definido el parámetro de la empresa correspondiente. La función está disponible sólo en los procesos. Las cuentas contables que usted indique aplican sólo para el renglón activo del documento. Para definir un renglón como activo, haga clic encima del mismo. Para ejecutar esta función desde el teclado presione las teclas Ctrl + L.

Búsqueda asistida

     La búsqueda asistida permite encontrar rápidamente un elemento dentro de una lista. Esta búsqueda está disponible en:

•      Todos aquellos campos en los que existe una lista desplegable de elementos.
•      Cada  vez  que  se  active  la  función:  “Buscar  documentos”  de  la  barra  de herramientas. 

    Para activar la búsqueda asistida debe presionar la tecla F2 con el cursor posicionado en el campo sobre el que desea hacer la búsqueda. Cuando se presiona la tecla F2 con el cursor posicionado en  un  campo  relacionado con  las  tablas  del  sistema  (tales como: artículos, clientes, bancos, etc.) se activa la siguiente ventana:

    Escriba en el cuadro buscar y presione la tecla Enter. El sistema procederá a mostrar todos los elementos de la lista que coincidan con el texto que usted escribió. Recorra la lista y seleccione con doble clic el elemento deseado. El sistema cerrará la búsqueda asistida, y lo devolverá a la pantalla anterior.

      Si desea que el texto que escribió se haga coincidir sólo al inicio o al final, haga clic en opciones.

     Si desea que la búsqueda se efectué a medida que usted va escribiendo,  haga clic en opciones en el cuadro búsqueda progresiva.

      Si sólo recuerda parte del código, entonces haga clic en el botón buscando por.

   Si no recuerda ningún carácter que forme parte del código o descripción, simplemente realice la búsqueda y aparecerá una lista completa con todos los elementos.

    Cuando se presiona la tecla F2 con el cursor posicionado en un campo relacionado con el número de los documentos del sistema (facturas, depósitos, cobros, etc.) se activa este tipo de ventana:

     Defina los filtros asociados al documento que desea buscar, y presione el botón correspondiente. El  sistema  mostrará todos los documentos que cumplan con  el criterio establecidos. Recorra la lista y seleccione el elemento deseado con doble clic. El sistema cerrará la búsqueda asistida y lo devolverá   a  la pantalla anterior.  Para limpiar el filtro definido, haga clic en el botón blanquear.

      Si recuerda sólo parte del número del documento, escríbalo en el campo correspondiente. Si desea que el número que escribió coincida sólo al inicio o al final, haga clic en opciones. Si desea que la búsqueda se efectué a medida que usted va escribiendo los dígitos que recuerda, haga clic en opciones en el cuadro búsqueda progresiva.

     Si no recuerda ningún dígito del número, y no conoce ninguno de los filtros asociados al documento que está buscando, simplemente haga clic en el botón buscar y aparecerá la lista completa con todos los documentos.

Ayuda de artículos

    La ayuda de artículos muestra un grupo de artículos en pantalla con algunos de sus datos para consultar y/o seleccionar rápidamente el artículo deseado. Los datos mostrados para cada artículo son: el código, el modelo, la descripción, la referencia, el stock en cada almacén y los precios o costos (dependiendo de la ventana en donde se active la ayuda).

       Esta ayuda está disponible cada vez que al lado del campo código de artículo aparezca el icono:

     Para activarla debe hacer clic en el icono, o presionar la tecla barra espacio con el cursor en el campo código de artículo.

      Una vez activada la ayuda de artículos aparece esta ventana:

     Artículo (código): Escriba la parte inicial del código del artículo que desea consultar. A medida que vaya escribiendo, el sistema mostrará dinámicamente un grupo de artículos que contiene como parte inicial de su código la parte del código introducido. Una vez visualizado en pantalla el artículo (o rango de artículos) puede seleccionar el deseado presionando doble clic, o usando el botón aceptar, con el ratón encima del renglón.

    Artículo (descripción): Escriba la parte inicial de la descripción del artículo que desea consultar. A medida que vaya escribiendo, el sistema mostrará dinámicamente un grupo de artículos que contiene como parte inicial de su descripción los caracteres introducidos. Una vez visualizado en pantalla el artículo (o rango de artículos) puede seleccionar el deseado presionando doble clic, o usando el botón aceptar, con el ratón encima del renglón.

    Modelo: Escriba la parte inicial del modelo del artículo que desea consultar. A medida que vaya escribiendo el sistema mostrará dinámicamente un grupo de artículos que contiene como parte inicial de su modelo la parte del código introducido. Una vez visualizado en pantalla el artículo (o rango de artículos) puede seleccionar el deseado presionando doble clic, o usando el botón aceptar, con el ratón encima del renglón.

   Precios /Costos: El  sistema mostrará en  forma  automática los  cinco  precios del  artículo seleccionado (si la ayuda es activada en una opción del módulo ventas ), o mostrará en forma automática los  costos  del  artículo  (si  la  ayuda  es  activada en  una  opción  del  módulo inventario o compras).

    Stocks: Seleccione el tipo de stock a consultar y el sistema mostrará el valor de dicho stock en todos los almacenes (desglosado por almacén y el total), para el artículo seleccionado.

     Costos Importación: Haga clic en este botón para consultar la información de los distintos cambios de costo que ha tenido un artículo por concepto de importación (aplica para el manejo de importaciones  mediante la opción control de importaciones  -> Distribución de costos).

    Relacionados: Haga clic en este botón para visualizar los artículos que están relacionados con el artículo actualmente seleccionado.

      Lotes: Si el artículo actualmente seleccionado maneja lotes, haga clic en este  botón para visualizar la información de sus lotes.

     Teclas de función: Una vez activada la ayuda, puede hacer uso de las siguientes teclas de función para configurarla:

       F3: Aumenta o disminuye el tamaño de la columna Descripción.

       F4: Ordena los artículos en pantalla en función de la columna Código.

       F5: Ordena los artículos en pantalla en función de la columna Modelo.

       F6: Ordena los artículos en pantalla en función de la columna Descripción.

       F7: Ordena los artículos en pantalla en función de la columna Referencia.

     F8: Permite visualizar los costos del artículo seleccionado (esta función sólo está disponible si el usuario posee prioridad = 100).

      Ver imagen: Haga clic en este botón para visualizar la imagen del artículo actualmente seleccionado.

     Filtro: Haga clic en este botón si desea que el sistema sólo muestre en pantalla los artículos que cumplan con una condición. Una vez activado el botón, se muestra la siguiente ventana:

      Haga uso de los campos: proveedor, línea, sublínea, categoría  y  color para establecer la condición o filtro. Una vez establecido el filtro presione el botón aceptar para regresar a la ayuda de artículos. Recuerde que puede activar la búsqueda asistida en cada campo presionando la tecla F2.

Carga de artículos relacionados

     Profit Plus permite el manejo de artículos relacionados. Es decir, ofrece la posibilidad de asignar a determinado artículo, uno o más artículos con características similares.

     Los artículos relacionados se utilizan para ubicar fácilmente artículos similares cuando no hay stock suficiente para el artículo que se quiere vender.

    Para definir los relacionados de un artículo, use el botón artículos relacionadosque está disponible en la carpeta “Generales” dentro de la opción artículos. Dicho botón activa la ventana siguiente:

     Una vez activada la ventana, debe proceder a seleccionar el o los artículos con los que desea relacionar el artículo principal. Si desea activar la búsqueda asistida, presione la tecla F2. Para activar la ayuda de artículos, haga clic en el botón.

    Una vez relacionados los artículos, puede seleccionarlos desde la pantalla ayuda de artículos. Por ejemplo, si desea facturar un artículo el cual no posee stock suficiente, puede seleccionar su relacionado usando el botón correspondiente que se encuentra en dicha pantalla.

     A través de la opción artículos del menú reportes, usted podrá chequear también todos estos artículos con el reporte: “artículos con sus relacionados”.

Carga de lotes

     Las ventanas lotes de entrada y lotes de salida son útiles pues permiten efectuar en forma rápida, la asignación de lotes en los principales procesos del sistema que involucran entradas o salidas del inventario (facturas, compras, etc.)

      Para definir el manejo de lotes de un artículo, active el parámetro manejo de lotes con los siguientes componentes y después haga clic en uno o ambos de los siguientes cuadros: N° lote o Vencimiento. Posteriormente debe chequear el campo lotes de aquellos artículos que desee usa con esta modalidad.

    Una vez realizado todo esto, cada vez que usted presione la tecla F4 ó   Enter desde la columna cantidad (de cualquier pantalla que maneje movimiento de lotes, como por ejemplo la pantalla “Factura de ventas”) aparecerá la siguiente pantalla:

     Una vez activada la ventana, debe proceder a asignar el  número de lote y/o la fecha de vencimiento para las unidades que   están  ingresando  al  inventario  del  artículo.  Si desea consultar los lotes para artículos que ya están registrados y el stock de cada uno de los lotes, presione la tecla F2.

    De igual forma ocurrirá con aquellos artículos que generen salidas de inventario y que hayan sido especificados con la opción de manejo de lotes de la pantalla Artículos.

     Si desea  que el  número  del lote y/o la fecha de vencimiento  sean  asignados  en forma automática en las salidas de inventario, active el parámetro  asignar N°  de lotes en forma automática.

    La ventana precios por lote permite consultar los datos para cada uno de los lotes que existen y modificar sus precios o fecha de vencimiento en forma rápida:

    En la ventana se muestra cada lote con su fecha de vencimiento, precios y  stock. Para modificar cualquiera de los precios o la fecha de vencimiento, debe posicionarse en el lote correspondiente e indicar los nuevos valores.

      Si no asigna precios por lote, entonces el sistema usará los precios del artículo.

     Otras maneras de ver los lotes que hay definidos para un artículo son: usando la ayuda de artículos y/o del reporte artículos con sus lotes, que se encuentra en la opción artículos del menú reportes, en el módulo inventario.

     Consulte el tópicos “Manejo de lotes” para más detalles relacionados con el manejo y configuración de los lotes en Profit Plus.

Carga de seriales

    Las ventanas seriales de entrada y seriales de salida son útiles pues permiten efectuar, en forma  rápida,  la  asignación de  los seriales en  los principales procesos del sistema que involucran entradas o salidas del inventario (facturas, compras, etc.)

      Para definir que un artículo va a manejar seriales, simplemente haga clic  en Seriales del artículo.

      Para activar la ventana seriales de entrada, debe hacer clic en el icono: 

      Una vez activado, en las opciones que definen una  entrada al inventario, aparecerá esta ventana:

     Una vez activada la ventana, debe proceder a colocar seriales a cada unidad de los artículos que están ingresando al inventario.

      Para activar la ventana “seriales de salida” debe hacer clic en el icono:

      Una vez activado, en  las opciones que definen una  salida  al  inventario, aparecerá una ventana.

     Una vez activada la ventana, debe proceder a seleccionar el serial de cada unidad de los artículos que están saliendo del inventario.

     Para ver los seriales que hay en stock de un artículo presione la tecla F2 con el cursor en el campo serial, o  use el reporte artículos con sus seriales, que se encuentra en la  opción artículos del menú reportes, en el módulo inventario.

Carga de tallas

   La ventana carga de tallas es útil pues permite efectuar, en forma matricial, el desglose de las cantidades por talla, en los principales procesos del sistema (facturas, compras, pedidos, etc.).

   Esta ventana está disponible si durante la configuración del sistema se cumplen las siguientes condiciones:

1.        El parámetro manejo de tallas en los artículos debe estar activado.
2.        El código de los artículos se define como compuesto (vea “configurar código de artículos”).
3.     Los elementos del código de los artículos deben ser: la talla y por lo menos uno de los siguientes: línea, sublínea,  color  (vea  “Manejo de  tallas” para una descripción completa de como configurar Profit Plus p ara el manejo de tallas).

Para activar la ventana carga de tallas debe hacer clic en el icono: Una vez activado aparece esta ventana:

Se muestra una matriz con las siguientes características:

Las columnas  están formadas siempre  por tallas  o  categoría, y las filas  están formadas por la componente del código del artículo anterior a la talla, a saber: color, sublínea o línea en ese orden.

Las celdas de la matriz representan los dos últimos elementos del código si es que el ítem no existe o el antepenúltimo y penúltimos elementos del código si es que el ítem forma parte del código, ya que el ítemes siempre el último.

El contenido de las celdas representa la cantidad a facturar, comprar, pedir, etc. dependiendo del proceso en el que s e active la ventana.

Para que el sistema muestre la matriz debe seguir los siguientes pasos:

Las componentes del código del artículo que no forman ni las filas ni las columnas de la matriz, deben ser llenadas obligatoriamente pues sirven para poder formar el código completo de un artículo.

Los  filtros  que  está n  asociados  a  las  componentes  del  código  del  artículo representados en las filas y las columnas pueden ser llenados en forma opcional, en cuyo caso van a reducir las filas y/o columnas mostradas en la matriz.

Los filtros que están asociados a elementos que no componen el código del artículo pueden ser llenados en forma opcional, en cuyo caso van a reducir las filas y/o columnas mostradas en la matriz.

El almacén debe ser llenado, lo cual significa que por cada almacén diferente se debe llamar a esta ventana y proceder a llenar la matriz.

El precio puede ser llenado o dejado en blanco. Si se deja en blanco, el sistema usará los precios registrados de los artículos. Si se llena el sistema, usará dicho precio, lo cual significa que por cada precio diferente que se desee usar se debe llamar a esta ventana y proceder a llenar la matriz.

Finalmente presione el botón buscar y el sistema armará la matriz con base en los filtros definidos. A continuación debe proceder a llenar la matriz con las cantidades que va a facturar, comprar, pedir, etc.

Una vez llenada la matriz debe proceder a presionar el botón aceptar y el sistema cerrará la ventana y regresará al proceso del cual fu e llamada, generando un renglón por cada elemento o celda de la matriz que fue llenado, usando como cantidad el contenido de la celda y usando como almacén y precio los definidos en la ventana.

Puede ocurrir que el código de artículo que corresponde a una celda de la matriz no exista o su stock sea negativo y no sea posible facturar con stock negativo. En cualquiera de los dos casos anteriores, se transformará en cero (0) en caso de que sea distinto de éste.

Información contable

Esta ventana permite definir las cuentas contables a usar para registrar aquellos documentos, cuyas cuentas no van a ser tomadas de las cuentas de integración.

Para que esta ventana esté disponible, debe tener instalado Profit Plus Contabilidad y  debe tener  integrado este  sistema al  Administrativo. De  cumplir estos requisitos, aparecerán activos los iconos correspondientes en la barra de herramientas. Para más información, vea “Integración con Profit Plus Contabilidad”.

Esta ventana puede ser activada desde  una pantalla de  tablas o desde  una  pantalla de procesos que  relacione  documentos  que  se  contabilizan , tales como:  facturas, compras, ajustes de inventario , etc. En las pantallas procesos se puede usar para todo el documento o para sus renglones.

Para activar la ventana información contable para todo el documento, seleccione la tabla o el proceso al cual desea asignarle alguna cuentas contables, y haga clic en el icono:de la barra de herramientas (o  pulse Ctrl + F).  Para activar la ventana información contable por renglones, seleccione el documento del proceso, y haga clic en el icono:de la barra de herramientas (o pulse Ctrl + L). Una vez activado el icono, aparece esta ventana:

Defina la cuenta contable y la cuenta de gasto para el asiento asociado a cada carpeta. Una vez activada una carpeta, el sistema muestra una descripción que define el asiento que está asociado a la carpeta. Aquellas carpetas cuya descripción está en blanco, no poseen asociado ningún asiento y están disponibles para ser usadas en reglas de integración especiales o adaptadas a su empresa (vea los tópicos: “Cuentas de integración” y “Reglas de integración” del manual de Profit Plus Contabilidad).

Defina la distribución por centro de costo a usar en el asiento asociado a cada carpeta. La distribución debe ser definida como un porcentaje (vea el tópicos “Centros de costo” en el manual de Profit Plus Contabilidad).

Para limpiar o blanquear los datos registrados en la carpeta actual, haga clic en el  botón borrar todo.

Para aceptar los cambios efectuados, salir de la ventana y regresar a la opción desde la cual se activó, haga clic en el botón aceptar.

Para descartar los cambios efectuados, salir de la ventana y regresar a la opción desde la cual se activó, haga clic en el botón aceptar.

Para activar la búsqueda asistida, debe presionar la tecla F2 con el cursor posicionado en el campo sobre el que desea hacer la búsqueda.

Tipos de ventanas

Para su mayor comodidad, las principales ventanas del sistema cuentan con la posibilidad de aumentar cambiar de tamaño a su conveniencia, permaneciendo esta configuración la próxima vez que acceda a la ventana. Profit Plus posee tres (3) tipos de ventanas: tablas, procesos y reportes.

Tablas

En Profit Plus se denominan tablas a todas aquellas opciones que permiten trabajar con los datos generales o archivos maestros (artículos, clientes, bancos, etc.) Dichas opciones pueden ser activadas usando el submenú tablas que aparece en el menú principal del sistema. Las funciones disponibles en las opciones tipo tablas son manejadas mediante la barra de herramientas.

Las opciones tipo tablas poseen mínimo tres (3) carpetas:

•  Generales: en esta carpeta se manejan los datos básicos de la tabla, como código, descripción, etc.
• Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido cargados en la tabla, ordenados por código o por descripción.
• Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a la tabla, para cubrir requerimientos que no están contemplados en el sistema.

Algunas tablas como artículos, clientes y proveedores poseen asociadas otras carpetas como “Stocks”, “Crédito y Saldos”, etc.

Una de las primeras actividades que hay que realizar para la puesta en funcionamiento del sistema, es cargar los datos asociados a las tablas, en todos los módulos del sistema.

Procesos

En Pro fit Plus se denominan procesos a todas aquellas opciones que usando los datos de las tablas, permiten crear documentos (facturas, cobros, depósitos). También son manejadas como procesos aquellas opciones que permiten efectuar operaciones de tipo general sobre los datos del sistema (cálculo de comisiones, respaldo de datos, etc.) Dichas opciones pueden ser activadas usando el submenú procesos que aparece en el menú principal del sistema. Las funciones disponibles en las opciones tipo procesos son manejadas mediante la barra de herramientas.

La mayoría de las opciones tipo procesos poseen tres (3) carpetas:

• Generales: en esta carpeta se manejan los datos básicos del proceso.
• Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido cargados en el proceso, ordenándolos por número.
• Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a cada documento generado con el proceso, para cubrir requerimientos que no están contemplados en el sistema.

Algunos procesos como: “cálculo de comisiones”, “respaldar/recuperar” no poseen asociada ninguna carpeta. En su lugar poseen una serie de botones que permiten iniciar el proceso.

     Antes de usar las opciones tipo procesos, es recomendable que estén cargados los datos de las tablas que son usadas en el mismo.

 Reportes

     Los Reportes del sistema pueden ser activados usando el sub menú reportes que aparece en el menú principal del sistema, o usando la opción imprimir reportes del sub menú archivos.

     Cada vez que se selecciona una  opción  reportes, el sistema muestra el siguiente tipo de pantalla, para definir los parámetros del mismo:

Reporte: Seleccione cuál de los reportes de la opción, (relacionados con las facturas en este caso), desea imprimir. Una vez seleccionado el reporte, el sistema muestra los filtros y los diversos tipos de orden, bajo los cuales puede ser emitido. Para ver una lista de los reportes disponibles presione la tecla F4.

Orden: Haga clic en el orden bajo el cual desea visualizar el reporte.

Filtros  del reporte: Introduzca los rangos y  condiciones bajo los cuales desea filtrar el contenido del reporte. Deje en blanco aquellos filtros que no desea usar. Para ver una lista de los elementos disponibles en cada filtro, presione la tecla F4. Para hacer uso de la búsqueda asistida, presione la tecla F2. Para blanquear los filtros haga clic sobre los botones “Desde” y “Hasta” ubicados al lado derecho de la pantalla.

Presentación: Escoja como desea visualizar o presentar el contenido del reporte. Puede seleccionar: presentación preliminar, enviar a un archivo, enviar a la impresora o generar un archivo en alguno de los formatos manejados por el sistema.

Para que las opciones enviar a Word y enviar a Excel funcionen correctamente, debe tener instalado en el equipo local a ejecutar el reporte, Microsoft Office 97 o superior, en caso de no tenerlo el reporte no se ejecutará.

Para el caso de Excel, Office debe estar configurado para soportar y editar documentos Html, en caso de no estarlo, el reporte saldrá en blanco.

Tareas: A través de esta opción es posible guardar la configuración del reporte actual en el sistema “Avisos y Tareas” para su posterior configuración.

Impresoras: Haga clic en este botón para definir cuál es la impresora que se va a usar para emitir el reporte, así como modificar las propiedades de las impresoras que tenga definidas en Windows.

Cuando se imprime un reporte, el sistema asume como impresora la que está definida como predeterminada  en  Windows.  Si  desea  emitir  el  reporte  usando  otra  impresora, debe seleccionarla usando este botón, y esa impresora permanecerá activa hasta que salga del sistema. Cada vez que entra al sistema, éste toma como impresora a usar, la que esté definida como predeterminada en Windows.

Para agregar nuevas impresoras o cambiar la impresora predeterminada use el icono Mi PC, opción impresoras de Windows.

Recuerde que la opción imprimir/modificar reportes del menú archivo permite, además de imprimir los  reportes, modificar las  especificaciones de  los  reportes y  agregar  nuevos reportes al sistema.